Ποιο είναι ένα από τα πιο χρονοβόρα, βαρετά, κουραστικά, αλλά απολύτως απαραίτητα tasks στο πλαίσιο μιας εταιρείας; Αν σκέφτηκες το χειροκίνητο data entry, συμφωνούμε απόλυτα μαζί σου.
Ειδικά αν μιλάμε για Quality Control και Quality Assurance, όπου οι λίστες που πρέπει να συμπληρωθούν και να διπλοκαταχωρηθούν είναι τεράστιες, η διαδικασία γίνεται ακόμη πιο δύσκολη.
Τελικά, το χειροκίνητο data entry φέρνει αρκετούς κινδύνους και προκλήσεις για μια εταιρεία. Ποιο είναι, λοιπόν, το πραγματικό κόστος του χειροκίνητου data entry;
Λάθη, Λάθη, Λάθη
Ένας εργαζόμενος του τμήματος Διασφάλισης Ποιότητας, λοιπόν, έχει μια μακροσκελή έντυπη φόρμα την οποία πρέπει να συμπληρώσει ς στο χέρι. Στη συνέχεια, πηγαίνει στον υπολογιστή του, ανοίγει ένα επίσης μακροσκελές excel και αρχίζει να περνάει και πάλι χειροκίνητα τα δεδομένα από την έντυπη φόρμα.
Πόσο λάθος μπορεί να πάει αυτό; Πολλές φορές, πολύ… Είναι δύσκολο να περαστούν όλα τα δεδομένα, χωρίς καμία παράλειψη και φυσικά χωρίς κανένα σφάλμα. Η χειροκίνητη καταχώρηση είναι αποδεδειγμένα η αιτία για λάθη που κοστίζουν πολύ σε εταιρείες. Και τα λάθη σ’ αυτή τη διαδικασία είναι πολύ πιο συχνά απ’ όσο ίσως νομίζεις.
Για να πάρεις μια εικόνα, έχει υπολογιστεί ότι σε 10.000 data entries, ένας άνθρωπος μπορεί να κάνει έως και 400 λάθη, σε αντίθεση με το αυτοματοποιημένο data entry, όπου εκεί τα λάθη περιορίζονται στα 4,1.
Χαμένος Χρόνος - Μειωμένη Παραγωγικότητα
Είναι περιττό να πούμε ότι το χειροκίνητο data entry είναι εξαιρετικά χρονοβόρο, καθυστερεί τις υπόλοιπες διαδικασίες και φυσικά μειώνει την παραγωγικότητα των εργαζομένων.
Ιδιαίτερα σε πιεστικές περιόδους μέσα στο χρόνο, χάνεται πολύτιμος χρόνος που οι εργαζόμενοι θα μπορούσαν να είχαν εκμεταλλευτεί πολύ πιο παραγωγικά και ουσιαστικά για την εταιρεία και το τμήμα.
Χαμένα Χρήματα
Εάν υπάρχει μια εργασία που μπορεί εύκολα να αυτοματοποιηθεί και μια εταιρεία πληρώνει ένα μέλος του προσωπικού για να την ολοκληρώσει, τότε πολύ απλά πετάει τα χρήματά της.
Πόσο μάλλον αν για οποιονδήποτε λόγο η διαδικασία πρέπει να γίνει από την αρχή, επειδή έγιναν λάθη ή δεν αποθηκεύτηκε σωστά το αρχείο.
Βέβαια, και τα λάθη για τα οποία μιλήσαμε νωρίτερα είναι υπεύθυνα για μεγάλα ποσά που μια εταιρεία μπορεί να χάνει κάθε χρόνο. Γιατί, όπως καταλαβαίνεις, τα μη ποιοτικά δεδομένα έχουν πολλές άμεσες και έμμεσες συνέπειες.
Πώς να κάνεις το Data Entry Πιο Γρήγορα και Αποτελεσματικά - Χωρίς Διπλοκαταχωρήσεις
Το data entry είναι αναγκαιότητα, καμία εταιρεία δεν μπορεί να το αποφύγει. Αν, δε, μιλήσουμε συγκεκριμένα για τα τμήματα Διασφάλισης Ποιότητας, ο όγκος των δεδομένων που πρέπει να συλλεχθούν είναι τεράστιος. Όμως, δεν μπορούν να περιοριστούν, αφού επιβάλλονται από συγκεκριμένες νομοθεσίες.
Αυτό που μπορούμε να κάνουμε, όμως, είναι να εξαλείψουμε τις διπλοκαταχωρήσεις και να περιορίσουμε τα λάθη στο ελάχιστο.
Σ’ αυτό ακριβώς μπορούμε να σε βοηθήσουμε στην Tekmon. Η Tekmon είναι μια βραβευμένη εταιρεία που δραστηριοποιείται στην Ελλάδα, την Ιταλία και το Ηνωμένο Βασίλειο.
Από το 2019, η πλατφόρμα της Tekmon χρησιμοποιείται από δεκάδες εταιρείες για τις ανάγκες συλλογής και ανάλυσης δεδομένων εύκολα, γρήγορα και αποτελεσματικά.
Με το λογισμικό μας, μπορείς να ψηφιοποιήσεις τις φόρμες και τις λίστες ελέγχων με μερικά μόνο κλικ. Και οι ομάδες σου το μόνο που έχουν να κάνουν είναι μέσω της εφαρμογής μας να συμπληρώνουν τις φόρμες από το κινητό τους. Και φυσικά, χωρίς ανάγκη να τις διπλοκαταχωρήσουν, αφού όλα τα δεδομένα αποθηκεύονται και καταχωρούνται με ασφάλεια.
Γιατί οι εταιρείες επιλέγουν την Tekmon για τη διαχείριση των δεδομένων τους;
Είναι no-code. Ψηφιοποίησε τις διαδικασίες σου με απλό τρόπο, χωρίς να χρειαστεί να γράψεις ούτε μια γραμμή κώδικα.
Αρκούν λίγες ώρες για να ξεκινήσεις με την Tekmon και να ψηφιοποιήσεις τις διαδικασίες σου. Η πλατφόρμα μας μπορεί να εγκατασταθεί άμεσα.
Εξασφαλίζει απαράμιλλη ασφάλεια.
Λειτουργεί και offline, καθώς είναι φτιαγμένη για να λειτουργεί και στα πιο δύσκολα εργασιακά περιβάλλοντα.
